文章发表于2025-03-19 13:38:52，归属【ERP系统】分类，已有92人阅读
尽管企业资源规划（ERP）系统有诸多好处，但如果你的 ERP 系统陈旧过时、局限于本地服务器，或者在 ERP 系统实施过程中未能提供足够的终端用户培训和支持，导致 ERP 系统的使用率不高，那么你能从该系统中获得的功能也会受到限制。
在本文中，我们将逐步剖析 ERP 转型的过程，解释你为什么需要考虑进行 ERP 转型，以及在这个过程中可能会遇到的一些障碍。
什么是 ERP 转型？
从纯粹的软件角度来看，ERP 转型通常表现为将旧有的本地 ERP 系统升级为基于云的系统，将分散的 ERP 服务整合或切换为一体化解决方案，或者将现有的 ERP 套件升级到更新、功能更强大的版本。
但是，如果你从整体角度来看，ERP 转型除了对软件核心进行调整的基本需求之外，还可以包括完善企业规划工作流程、制定更好的标准操作程序（SOP）、对相关人员进行更好的培训，以及消除冗余步骤。
推动 ERP 转型的六个步骤
无论你是在更新 ERP 技术栈，努力创建和完善企业资源规划工作流程，还是仅仅在培训相关人员，你的 ERP 转型工作通常都会遵循一条可预测的路径，并且有一些标志性的步骤，包括：
1. 进行需求评估和业务流程分析
企业资源规划平台就像是企业的 “第二大脑”，大型企业可以通过它来协调供应链管理、内部生产流程、销售和客户关系管理、资产管理以及其他一些复杂的流程。
在你准备切换到新的 ERP 系统，或者全面探索现有系统的所有功能时，你的首要目标应该是进行全面的技术需求评估和当前技术审计。在确定了 ERP 技术需求并将其与业务成果挂钩之后，你应该进行业务流程分析。在这一步，你需要梳理手动业务流程，以及当前通过 ERP 系统管理的其他所有流程，以确定哪些流程可以交给企业资源规划平台处理或实现自动化，同时找出存在的差距或冗余之处，比如同一流程的多个重复实例。
2. 确定 ERP 的价值驱动因素
ERP 系统的价值驱动因素是指那些为你的组织带来整体效益和价值的因素。这些价值驱动因素可以作为一个清单，你可以据此提出正确的问题，采访（你正在考虑的 ERP 平台的）现有客户，并使用以下指标筛选潜在的 ERP 平台：
（1）数据可见性：ERP 系统是否能将来自各个部门的数据集中并整合到一个单一的数据源中？对实时数据和分析的可见性对于做出更好的决策、改进预测，以及快速发现机会和问题至关重要。
（2）合规性和风险管理：默认情况下，主流的 ERP 平台通常符合行业法规和标准，有助于企业管理风险、避免处罚并维护良好的声誉。理想的 ERP 解决方案应该提供审计跟踪、安全控制和报告功能，以支持合规工作。
（3）成本降低：ERP 系统应该通过优化流程、减少错误以及降低对重复手动输入的需求来降低运营成本。
（4）库存优化：它是否能通过提供库存水平、需求预测和订单历史的实时可见性，帮助现有客户优化库存水平？目标是降低库存持有成本、尽量减少缺货情况，并提高整个供应链的效率。
（5）可扩展性：ERP 平台是否能提供足够的灵活性，以适应你组织不断变化的需求，并能够扩展以适应业务的扩张？
（6）流程标准化：ERP 系统需要促进流程标准化，以提高质量、减少错误并促进跨职能协作。
3. 组建合适的团队
理想的 ERP 转型团队应该是跨职能的（即从组织内的各个利益相关部门中挑选人员），具备专业的技术知识，并且有清晰的组织结构和明确的角色与职责。转型团队必须包括：
（1）执行发起人：执行发起人通常是一位高级领导或管理人员，负责推动转型项目，争取必要的资源、资金和高层支持，并进行高层监督，以确保项目成功。他们是 ERP 转型项目与高层管理之间的重要纽带，负责使项目与组织的战略目标保持一致。
（2）项目经理：负责日常管理 ERP 转型工作，包括制定时间表、管理预算和资源，并确保最终产品 100% 可用。
（3）部门负责人：这些人代表组织内的各个团队，如财务、人力资源、供应链和制造部门，负责将各自部门的特定需求转化为 ERP 系统的要求，并与项目团队进行协调。
（4）IT 团队：IT 团队包括 IT 专业人员、系统管理员、数据库管理员和开发人员，他们负责项目的技术方面，包括数据迁移、定制以及与现有系统的集成。
（5）业务分析师：他们收集、记录和分析业务流程，确保其与 ERP 系统的功能相匹配。
（6）变革管理和培训专家：制定变革管理策略、沟通计划和用户培训计划，以确保新系统能够顺利被采用。
（7）实施合作伙伴：外部顾问或机构，提供咨询服务，并在部署过程中帮助采用最佳实践、解决问题、进行培训和定制。
（8）质量保证和测试团队：对核心系统、集成和工作流程进行测试，以发现并解决问题。
（9）终端用户：让终端用户试用最终产品，了解他们的想法。
根据你组织的规模和范围，多个角色可以合并为一个，而其他一些角色可能只需要稍加关注即可。
4. 实施变革管理策略
变革管理的核心，尤其是在数字化转型过程中，是要确保那些将对你的组织产生重大影响的变革能够有序推进，不会让员工感到困惑，也不会扰乱现有的工作安排。在 ERP 转型的背景下，你需要：
（1）与组织内的所有利益相关者进行沟通，解释正在发生的事情、为什么有必要进行变革，以及他们可以如何提供帮助。
（2）让来自各个团队的内部变革推动者通过与那些受 ERP 变革影响最大的关键团队成员互动，来推动变革的实施。
（3）投资于 ERP 培训以及学习与发展，帮助利益相关者顺利实现转型。
（4）在设计系统时考虑到灵活性，以便普通员工能够设计出适合自己工作流程的变通方法和技巧。
（5）使用产品分析工具监控采用情况的关键绩效指标（KPI），以了解终端用户是否正在进行转型、他们面临的常见障碍，以及如何让他们的用户体验更加顺畅。
5. 培训与用户采用
在这里，我们建议采用一种与企业通常采用的自上而下、强制执行的数字化采用方式略有不同的方法：围绕每个 ERP 终端用户的角色，创建一个资源丰富的学习过程，并让他们能够轻松使用这些资源。在制定 ERP 终端用户支持策略时，你可以考虑以下几点：
（1）创建基于角色的 ERP 学习路径、应用内的入职体验，并提供指导，使培训资源具有针对性，与每个用户的角色相关；为每个终端用户角色设定具体、可衡量、可实现、相关和有时限的（SMART）目标。
（2）使用非侵入性的情境化资源（热点、工具提示、弹出窗口、信标等），在用户需要时突出显示有用的信息，并为 ERP 工作流程提供应用内的分步指导。
（3）建立一个可搜索的终端用户支持库，提供多种格式的内容（视频、课程、文档等），终端用户可以在方便的时候访问。
（4）密切跟踪 ERP 的采用情况和参与度指标，以确定你的策略是否有效。
6. 实施后支持
在你的 ERP 系统上线后，你将需要帮助终端用户解决故障问题，以及处理错误和其他问题。企业必须找到一个 ERP 终端用户支持解决方案来克服这些问题，包括：
（1）解决终端用户的问题，并充当内部的 IT 支持服务台。
（2）管理软件更新、补丁和日常维护。
（3）开发定制应用程序，并与你现有的其他系统进行集成。
（4）监控 ERP 平台基础设施的性能，以发现潜在的瓶颈。
（5）定期进行健康检查，以解决性能问题。
（6）分析 ERP 终端用户的行为，以优化工作流程。
（7）管理软件许可证。
企业资源规划转型的好处
以下是企业资源规划（ERP）转型的一些最重要的好处。
1. 提高数据准确性和实时可见性
从本质上讲，ERP 平台就像一个数据引擎，它可以帮助普通员工自动化处理重复性任务，而在后台，管理人员和高管可以实时监控绩效指标。因此，切换到更新、功能更强大的 ERP 平台会影响数据质量、数据处理和数据可访问性的各个方面，具体表现为：
（1）消除数据孤岛，成为整个组织的唯一真实数据源
（2）实时捕获数据，并在数据发生任何变化时同步更新，以辅助决策
（3）分析大量数据，以识别异常情况和数据质量问题
（4）自动化数据录入，完全消除流程中的人为错误因素
功能更强大的 ERP 平台可以帮助你跟踪更多的指标 / 关键绩效指标，以无限种方式对其进行可视化展示和解读，并通过具有深远影响的分析做出更好的决策。
2. 简化流程并提高效率
ERP 转型过程为记录现有的标准操作程序（SOP）创造了机会，并能识别出冗余环节，或发现简化工作流程、规范流程、优化供应链以及自动化手动任务以节省时间的机会。
3. 可扩展性和灵活性
ERP 转型的主要好处之一是它为组织带来的可扩展性和灵活性。随着企业的发展和演变，其流程和系统也需要相应地进行调整。ERP 系统的设计具有可扩展性，能够在不影响性能的前提下，处理不断增加的数据量、容纳更多的用户以及适应新的业务流程。这种可扩展性确保了随着公司在规模、地域或产品线方面的扩展，其核心系统也能随之发展。此外，现代 ERP 系统具有高度的灵活性，允许进行定制，并能与其他工具和技术集成。这种灵活性意味着企业可以根据自身独特的需求和工作流程来定制 ERP 系统，而无需让企业的运营去适应软件的限制。
4. 提升客户体验
ERP 转型可以显著改善客户体验。通过整合销售、客户服务和市场营销等各种功能，ERP 系统可以提供客户互动的全面视图。这种整合使企业能够提供更个性化、更高效的服务。例如，客户服务代表可以查询客户与公司的全部历史记录，从购买记录到服务请求，从而提供更有依据、更及时的支持。此外，ERP 系统可以简化订单处理、库存管理和运输等流程，从而实现更快、更可靠的订单履行。更高效的运营不仅能提高客户满意度，还能增强客户忠诚度，促进重复购买。
ERP 转型过程中的挑战与注意事项
企业在 ERP 转型过程中可能会遇到哪些最常见的挑战呢？我们来看几个方面：
1. 数据安全与隐私问题。一些大型的 ERP 平台，如 NetSuite、SAP、Sage、Epicor 和 PeopleSoft，都曾在底层被黑客攻击，而且往往轻而易举就被攻破了。更确切地说，Onapsis 在 2019 年对 430 名 IT 决策者进行的一项调查显示，在依赖 SAP 或Oracle ERP 系统的企业中，有三分之二在过去两年内曾遭遇过数据泄露。
当然，很容易理解为什么 ERP 系统会成为恶意数据贩子和勒索软件团伙的诱人目标，他们企图获取关键任务信息。所以，现在你不仅要考虑 ERP 实施成本，还要在网络安全附加组件、定期数据备份、网络监控和其他先进的网络安全措施上投入大量资金，而所有这些努力都可能因影响 ERP 供应商的底层漏洞而被绕过。
2. 遗留系统集成。1997 年，可口可乐公司决定切换到 SAP 的 ERP 产品时，他们已经使用现有的系统管理 67 个生产基地和 197,231 名员工超过 12 年了，毫无疑问，其中有数千个定制的工作流程、定制工具以及精心设计的流程和附加组件，这些组件勉强能正常运行。而突然之间，你要拆除该系统的核心部分，用超现代的 ERP 系统取而代之，同时还要尝试在 SAP / Oracle / Epicor 等系统之上重建其余的系统架构，或者用与未被替换的其他系统的集成来取代那些杂乱无章的拼凑部分？
你开始明白这为什么会成为一个问题了吧？难怪 ERP 系统实施如果进展顺利就会备受称赞，但如果不顺利，就会像燃烧的垃圾桶一样，浪费大量资金，远远超出预算和时间安排。
事实上，除了企业在切换系统时无疑会面临的流程中断问题之外，ERP 转型中更大的问题是如何将 ERP 系统与其他未被替换的系统逐步连接起来，使其正常运行，并进行长期维护。如果你的组织存在时间足够长，那么所涉及的工具和程序可能其程序员都已经离职了，而且编写这些工具和程序所使用的语言可能也已经过时了。
3. 变革管理和用户接受度。在你成功部署新的 ERP 系统后，你仍然会发现一些员工对过去的美好时光恋恋不舍，或者对不得不摒弃多年来使用遗留系统所形成的肌肉记忆感到惋惜，他们会对此表现出犹豫。为了弥补这一点，你必须建立一个同样昂贵的培训项目，提供按需课程、一对一培训（针对核心岗位）、情境指导工作辅助工具以及定期评估，以提升终端用户的技能，让他们跟上进度。
4. 预算编制与资源分配。根据Gartner、Selecthub 等机构的消息，超过一半的 ERP 实施项目最终都会超出预算，在某些情况下，超支比例甚至会高达 50% 以上。此外，多达 50% 的此类项目首次实施都会失败。因此，像美国海军这样的案例并不罕见，在 1998 年至 2005 年间，美国海军至少有四次尝试推出合适的 ERP 系统，但均以失败告终。
如果你试图依据这些不太乐观的基准情况来为 ERP 项目争取支持，那么你很难为 ERP 转型争取到预算。而当你成功获得预算后，不出所料，项目超出了预算，这时公司的高层管理人员就会嚷嚷着要取消项目以减少损失，即便只要再增加 10% 的预算就能解决所有未解决的问题。
在 ERP 转型过程中，实施团队可能会对组织的其他部门提出很高的要求，比如征用联络人员，以帮助他们构建一个能满足组织内各个部门不同需求的 ERP 实例。
5. 商业模式的演变。ERP 转型会在你进行定制的过程中，极大地改变你所在组织的结构、商业模式、价值观以及流程，这可能会引起一些人的不满，甚至会遭到直接反对。无论是那些坚持使用可靠的旧工作流程的老员工，还是其他原因，ERP 都会带来巨大的变革，尤其是会带来新的责任归属要求，而大型组织可能很难适应这些变化。