文章发表于2023-12-14 10:08:02，归属【ERP系统】分类，已有502人阅读
SaaS应用程序的增长是爆炸性的。到2023年，SaaS市场的规模预计将达到2080亿美元，而且这个数字只会继续增长。
基于云的软件为必须构建和维护的传统IT部署提供了一种快速且性价比高的替代方案。而且由于它们驻留在云中，因此可以轻松地扩展(或缩小)以满足您的业务需求。
但这里有个问题。
每个公司都使用多个SaaS应用程序。您可能使用一个平台来管理财务，另一个平台来组织文档，另一个平台来与您的团队进行通信，等等。很快，您就会发现很难管理所有这些订阅(现在许多公司都有数百个订阅)。
那么，如何跟踪公司使用的软件呢?您如何监控应用程序的使用并确保您的数据安全?
这就是SaaS管理的用武之地，这是一个控制所有订阅和工具的过程。
在这里，我们将解释什么是SaaS管理以及它如何使您的公司受益。我们还将讨论SaaS订阅管理之旅，并了解SaaS管理平台如何帮助您管理。
什么是SaaS管理?
SaaS管理是管理公司中使用的基于云的软件应用程序的过程。大多数公司选择SaaS解决方案是因为其灵活性、可伸缩性和可访问性。但他们的技术堆栈中订阅的用户越多，管理起来就越困难。
因此，SaaS管理的目标是减少公司中不受控制的工具或技术的风险，提高所使用的每个软件的价值，并提高依赖于它来驱动成功的团队的效率。
这听起来很简单。但是，如果您正在阅读本文，您就会知道，随着SaaS应用程序比以往任何时候都更加流行，企业中使用的订阅数量继续快速增长。这迫使财务和IT团队弄清楚如何有效地管理这种增长。
幸运的是，合适的SaaS管理平台可以让您管理订阅、监视应用程序使用并确保数据安全。
SaaS订阅的增长是如何将我们带到这里的？
在过去的二十年里，向云计算的迁移一直令人震惊，而且没有迹象表明它会放缓。由于SaaS公司让反复尝试和购买他们的产品变得很容易，IT和财务部门经常不知道团队正在使用的软件，也不知道软件的范围在整个组织中蔓延。
事实上，大多数企业关于他们使用的软件的信息分散在电子表格、银行对账单、费用报告、电子邮件甚至浏览器历史记录中。
整个公司购买和使用的订阅已经成为一个重要的摩擦点，以至于每个月都要花费数十个小时的不必要的行政工作，即使对初创公司这样的相对较小的公司来说也是如此。
公司浪费时间是因为他们必须手动完成：
1. 管理他们的订阅续订
2. 跟踪他们的应用使用和消费情况
3. 允许或取消访问
4. 收集并核对他们的发票
5. 审核并记录他们所有的应用程序
更糟糕的是，由于没有人对业务中的软件有全面的了解，因此浪费的时间会转化为浪费的金钱和无法扩展的流程。事实上，据估计，在全球范围内，30%的SaaS支出浪费在被遗忘的、未使用的和重复的软件上。
随着SaaS现在成为公司的主要支出，我们在帮助公司更好地管理其软件订阅方面的紧迫感是显而易见的。
为什么公司需要SaaS管理？
SaaS最初的便利性现在已经成为一把双刃剑，因为跟踪和管理SaaS应用程序的挑战不仅会浪费时间和金钱，还会影响公司文化、安全威胁和合规性问题。
下面是SaaS管理平台如何帮助解决这些挑战。
1. 增加可见性
管理一个应用程序非常容易。但是，随着公司技术栈的增长，对公司使用的工具缺乏可视性开始成为一个问题。
业务领导者估计他们各自的组织平均有66个SaaS订阅。这只是他们知道的，可能还有更多的未充分利用或根本没有使用。
这种缺乏可见性的现象以各种方式表现出来——重复的订阅和浪费的预算，功能重叠的软件，甚至财务团队为了核对采购发票而追着同事索要发票时的紧张气氛。
SaaS管理平台让您可以看到公司使用的每个软件。在一个仪表板上，你可以看到：
1. 使用情况
2. 状态(活跃/不活跃)
3. 更新日期
4. 软件总支出
充分了解您的工具以及用户如何与它们交互，您就可以确定某个软件是否有价值，并决定是保留还是舍弃它。
2. 防止影子IT
21%的公司没有制定评估和购买SaaS应用程序的文档化政策。这是一个问题，因为它增加了“影子IT”的风险——员工在没有 IT 部门批准或监督的情况下使用的任何 IT 资源。
影子IT——或者我们所说的非正式SaaS——存在重大的安全风险。如果员工使用的软件没有经过适当的审查，他们可能会将数据存储在不安全的位置，或者在不知情的情况下授权访问敏感数据。
3. 简化入职和离职
随着越来越多的工作转移到云端，您需要确保新的团队成员能够访问他们所需的软件，以便有效地完成他们的工作。SaaS管理可帮助您管理许可证并提供更高效的员工入职体验。
适当的SaaS管理还可以简化离职流程。如果一个员工离开了，你可以看到他们使用的是什么软件，并且很容易撤销他们的访问权限，从而降低安全风险。
4. 控制和管理SaaS支出
只有14%的公司表示他们所有的SaaS订阅都为他们的组织增加了价值。任何不能增加价值的软件都会让你的公司蒙受损失。
SaaS订阅管理平台可以帮助您控制SaaS支出，因为它允许您监控每个软件的使用情况。如果某些订阅很少使用，你可以取消它们，而不是让它们自动更新。
确保数据安全
SaaS订阅管理平台可以帮助您评估所选择的供应商是否有适当的安全措施来保证公司和用户数据的安全。
SaaS管理之旅
在本地软件的“旧时代”，员工只需使用预先安装、预先批准的软件，仅此而已。这种自上而下的方法使单个团队在追求特定挑战时几乎没有代理，因此导致了一刀切的软件，它不会激发任何人的灵感，但很容易集中管理。
当云计算在21世纪初出现时，SaaS永远地改变了这种模式，现在，没有其他的方式来消费软件。我们喜欢我们的软件订阅，今天有近25,000种不同的工具可用。
我们将软件采用视为一个过程，而不是一个时间点的购买。管理发现、购买、管理和取消软件的端到端旅程的单一系统是我们如何看待SaaS管理的基础，并为成功地从公司使用的软件中获得最大收益提供了基础。
下面详细介绍SaaS管理旅程的每个步骤。
1. 发现
随着似乎无穷无尽的软件选择，找到合适的应用变得越来越困难。想想你现在是如何使用你每天依赖的软件的。也许在你加入团队时它已经在使用了。或者它是一个知名的应用程序，被认为是你这种规模的公司使用的主要解决方案之一。或者你是根据别人的推荐选择的。
应用发现过程可以归结为可见性、协作和推荐：
如果您可以根据其他公司在同一阶段已经使用并发现有价值的软件，在合适的时间为您的团队发现软件呢?
2. 购买
购买软件是比较容易的部分。接下来是更困难的部分。例如，你是如何购买软件的?你是否使用过公司共享卡，甚至是需要消费的个人卡?我们是不是让会计团队更难在月底核对这笔支出?
SaaS管理之旅的购买过程围绕授权、支付和支出控制展开：
3. 管理
下一步是管理您的软件。一旦你发现并订购了一个软件，你的公司很可能会使用它很多年。这是SaaS商业模式中投资者喜欢的部分——每个月都有收益。
然而，作为买家，你要问的问题与持续价值有关。你的软件投资还值得吗?停下来思考一下关于软件的一些基本问题，你就会明白为什么我们强调软件之旅的重要性。
我们从五个方面来考虑管理阶段：
4. 取消
继续为不提供价值的软件付费是没有意义的。然而，在全球范围内，据估计有30%的SaaS支出被浪费了。与购买软件不同，一些供应商让取消软件变得乏味、不透明，有时甚至让人恼火。
SaaS管理之旅的最后阶段围绕可见性、节省和取消：
然而，作为买家，你要问的问题与持续价值有关。你的软件投资还值得吗?停下来思考一下关于软件的一些基本问题，你就会明白为什么我们强调软件之旅的重要性。