14个ERP用例

如果您是企业所有者或财务负责人，您可能已经知道企业资源规划（ERP）软件的“内容”：它是一个统一的数据库和一组应用程序，将财务、供应链、人力资源、客户服务和业务流程结合在一起。ERP的实施通常通过洞察力和效率的提高来提供快速的投资回报，从而有助于节省公司的资金。

但是，企业究竟如何使用这些不同的ERP模块来实现效益呢？ERP系统的每个部分在帮助企业成功中扮演什么角色？我们将描述每个模块的常见ERP用例，以及它们如何帮助业务的不同方面。

1. 库存管理

改进前：零售商的运营团队依赖于实物数量，并在电子表格中进行跟踪，以了解当前的库存水平。但仓库工作人员对这些信息没有信心，商品经常缺货，因为公司只有在货架几乎清空时才会订购更多的产品。配送缓慢而低效，因为仓库员工经常找不到物品。

改进后：零售商增加了一个库存管理模块，该模块显示实时库存水平，并更新在途库存数量。每天早上，运营经理能够将可用库存与销售数据进行比较，以确定企业是否应该下任何采购订单（PO）。此外，仓库团队每天完成更多订单，因为库存管理应用程序显示了所有物品的确切位置。

2. 采购

一个制造商花费太多的时间寻找供应商和收集原材料的报价，它需要制造产品。员工必须手动发送报价，比较报价，选择胜出者，最后提交订单。员工经常忘记更新已批准的供应商名单和他们的联系方式，这导致拖慢了流程。

在投资采购模块后，制造商自动请求报价，将所有响应存储在一个地方，只需点击几下就可以发送订单，节省了大量时间。采购模块保存所有供应商的基础信息，并允许制造商跟踪每个未完成订单的状态。

3. 销售及市场推广

一家中型分销商的资深销售团队对创建报价和销售订单所需的工作越来越感到沮丧。销售代表们努力跟踪销售渠道中的前景，以及哪些客户应该准备重新订购。该公司还希望接触到更多的潜在买家，但没有办法管理营销电子邮件、联系人和数字广告。

使用面向销售和市场的ERP应用程序，销售代表可以在几分钟内将报价转换为销售订单，然后将系统生成的发票发送给客户。销售和市场团队可以看到任何客户在销售周期中的位置，以确定最佳的下一步措施。营销工具使分销商能够导入列表，并通过多个渠道通过电子邮件和广告瞄准新的潜在客户，这导致年收入增加10%。

4. 制造业

在最初的几年里，一家小型制造商使用纸张和电子表格来监控可用的原材料和日常生产数据。但随着业务的增长，这些手工方法成为了一个主要障碍——在材料耗尽后，它会浪费宝贵的生产时间，而且很难计算当前的生产能力。

在投资制造ERP模块后，制造商可以看到未来几个月的计划生产，并将其与可用和订单供应进行比较。它可以根据该计划跟踪产量，如果需求增加，可以通过订购更多材料和增加员工来扩大规模。

5. 财务管理

一个直接面向消费者（D2C）的品牌专注于卓越的客户服务，拥有客户关系管理（CRM）和营销自动化平台，但它仍然依赖于网上银行工具和一堆电子表格来管理其财务。手动跟踪所有采购订单（应付账款）和客户订单（应收账款）不仅耗时，而且缺乏洞察力已经使企业多次陷入不稳定的财务状况。

购买一个财务管理模块，自动记录所有应收款和应收账款交易，并管理总分类账。现在，公司可以更好地控制现金流和支出。该模块通过生成资产负债表、现金流量表和付款收据等关键财务文件，使员工会计的工作更轻松。该系统甚至使用人工智能（AI），特别是机器学习，通过将交易与数千个类似条目进行比较，来标记潜在的错误或欺诈性订单。

6. 客户关系管理（CRM）

面对日益激烈的竞争，一家工业分销商的收入停滞不前。它既想找到新客户，又想找到与现有客户进行追加销售的机会，但这些群体的数据不完整，也不一致。

经销商投资CRM ERP模块。当客户或潜在客户在其网站上填写表格时，该信息将流入CRM, CRM将生成通知，以便销售代表可以及时跟进。CRM集中了所有客户的购买历史记录，允许企业向他们提供相关的产品，比如某个品牌或配件的新产品线。当客户对产品有疑问时，客户服务代理可以更快地解决问题，因为他可以看到之前与买家的所有互动。

7. 供应链管理（SCM）

一个快速增长的零售商努力跟上激增的订单量——商品经常延迟发货，而且它被退货淹没了。尽管该公司有库存和订单管理解决方案，但跟踪所有采购订单、销售订单和发货变得越来越困难。

供应链管理模块帮助零售商组织采购订单，监控当前的生产，并将其与需求进行比较，并根据仓库收到订单的时间对订单进行优先排序。在SCM应用程序中，当客户退回产品时，一名助理会扫描每件商品，记录其状况，并在必要时启动交换。随着销售额的持续攀升，该公司在扩大规模方面处于更有利的地位。

8. 项目管理

一家精品咨询公司有一个基本的会计系统，但随着公司客户的增加，追踪单个项目的成本和资源（这对准确计费至关重要）变得乏味和困难。挖掘所有这些信息不是一项简单的任务，顾问最终会帮助计算项目成本。账单往往很晚才发出，或者客户在收到账单后才发现错误，这既不能激发信心，也无助于现金流。

该公司购买了一个项目管理ERP模块，可以按项目跟踪所有这些信息。除了显示项目的状态外，该模块还跟踪分配的顾问、记录的工作时间、差旅费用以及与客户的沟通。当项目达到某个里程碑时，项目管理应用程序自动创建账单并将其发送给客户端。

9. 合规监测

一家制造商有一个两个人的会计团队，并且意识到目前建立的业务将不符合六个月后生效的新会计准则。该公司很快意识到这将是一个大项目——远远超出其小型会计团队的处理能力——并聘请了一家外部公司来帮忙。尽管如此，审计过程仍是一触即发。

第二年，制造商将其入门级会计解决方案换成具有合规性监控的更健壮的系统。合规标准经常变化，该软件将使企业随时了解当地或行业法规的修改以及新的国际标准，如IFRS 15。会计应用程序也将所有相关记录链接到交易，因此准备审计就不那么令人生畏了。

10. 资产管理

一家科技初创公司最近完成了一轮重要的融资，现在可以雇佣更多的员工，搬进更大的办公室。这意味着公司需要为每位新员工配备更多的家具、电脑、显示器和其他设备。

资产管理ERP模块帮助初创公司管理实物资产的生命周期，从采购订单到折旧再到报废。它保存详细记录It设备和其他办公用品的价值，以满足合规和报告的目的。对于房地产，它负责租赁付款、摊销和其他报告，以符合租赁会计和税务标准。

11. 电子商务

多年来，人们一直在谈论直接面向消费者（D2C）电子商务的巨大潜力，一家专门向零售商销售产品的B2B分销商决定，是时候实现多元化了。该公司要求几名员工制定D2C渠道战略，并确定哪些产品将在网上销售。

然后，分销商添加一个电子商务ERP模块，将其信息网站变成一个可以处理交易的在线商店。该模块具有用户友好的工具，允许营销团队列出新项目，更改产品内容，快速跳过电子商务趋势并更新网站的外观和感觉。通过选择与ERP统一的电子商务应用程序，就不需要与第三方解决方案（如订单和库存管理解决方案或CRM）集成，所有订单、客户和付款信息都会自动流入ERP。

12. 商业智能（BI）

销售软件的企业使用领先的ERP系统来管理会计、销售和营销、客户服务、人力资源等。虽然这些数据具有巨大的价值，但如果该公司希望吸引新一轮融资，它需要一种更好的方式来操纵和呈现这些信息。

软件供应商增加了一个商业智能模块，可以将数据转换成图表，使高管和潜在投资者能够理解。该工具还可以帮助确定软件的最佳目标行业，或者了解正在考虑开发的新解决方案的潜在市场。商业智能应用程序甚至可以使用人工智能来更好地预测基于内部和外部数据的未来财务业绩。

13. 乘数效应

当公司集成多个模块时，它获得的自动化报告和IT优化收益大于系统各部分的总和。例如，如果客户关系管理和电子商务相连接，电子商务网站可以显示个性化的产品推荐，甚至根据访问者的购买或浏览历史显示个性化的主页。这可以提高平均订单价值和转化率。类似地，集成的HRM和SCM模块可以允许企业跟踪每个员工每小时或每天完成的订单的平均数量。然后，该员工的经理可以在准备绩效评估时调出这些数据，以证明该员工超出了预期，并向她的部门主管解释为什么这个人应该加薪。

许多公司意识到他们的仓库效率低下，或者结账花费的时间太长，但他们无法确定这些问题的原因。报告往往能揭示潜在的问题，比如效率低下的业务流程，这样领导者就知道该关注什么，并能解决这些问题。

使用的ERP模块越多，可用的数据就越多，洞察也就越可靠。每个模块都应该具有该业务方面的报告功能，如人力资源或供应链。这些报告可以非常广泛（3月份的费用与4月份相比如何？），也可以非常狭隘（上周来自德克萨斯州的客户的平均订单价值是多少？）。在寻找ERP解决方案时，请确保报告简单且易于定制。

为不同部门和业务功能使用不同系统的企业每天都要与大量手工工作、不一致和重复的数据以及其他低效率问题作斗争。当组织采用各种ERP模块时，这些模块都插入到统一的数据库中，从而使领导者能够全面了解公司的当前状态，从而获得这种可见性。一个集成的系统减轻了IT团队的压力，消除了数据准确性问题，并帮助您的公司在不增加员工的情况下扩大规模。

入门级和断开连接的系统也限制了整个组织的可见性——运营部门无法知道即将到来的市场推广活动是否会产生订单高峰。

拥有多个系统还增加了让用户和IT接受所有技术培训的挑战，并增加了IT运营成本。此外，升级可能会成为一个大麻烦：如果一个应用需要升级，这可能会导致多米诺骨牌效应，它可能“连接”的其他应用也需要升级。

14. ERP系统的好处

ERP系统使各种规模和行业的企业能够节省时间和金钱，同时避免不必要的麻烦。自动化是节省时间和成本的主要来源，因为它消除了手工任务，使员工能够专注于其他工作。单一的信息来源还能让员工及早发现潜在的错误，并在问题扩大之前加以解决。

尽管有些任务ERP无法自动化，但该系统将全面的信息置于决策者的指尖，以促进更快、更好的决策并改进业务流程。从财务文件和客户记录等基本信息，到利用人工智能优化需求规划和生产的更高级工具，员工可以找到他们需要的任何数据或报告，从而做出更好、更明智的决策。

该软件还有助于确保遵守地方、国家和全球法规，这对企业的长期成功至关重要。

云ERP为公司的未来做好了准备，因为它提供了所有这些好处以及本地解决方案无法比拟的优势。例如，使用云ERP，供应商处理所有维护和升级，这些都包含在公司每年支付的订阅费中，并且系统随着公司的增长而平稳扩展。

但最重要的是，一个组织要有一个ERP系统，作为所有员工可信赖的信息来源。它已成为在当今竞争激烈的环境中取胜的必备工具。